Das Bedürfnis, sich unter Gleichgesinnten zum Austausch zu treffen, gab es schon immer: Von den Agoras im antiken Griechenland über die ersten wissenschaftlichen Akademien bis hin zu den literarischen Salons der Aufklärung – an Beispielen mangelt es nicht. Heute ist der Austausch über den eigenen Beruf ein Motor für die persönliche und kollektive Weiterentwicklung. Dies gilt insbesondere für das Projektmanagement: Es handelt sich um ein weitreichendes und sich ständig wandelndes Fachgebiet, in dem von Jahr zu Jahr in den unterschiedlichsten Umgebungen bemerkenswerte Fortschritte erzielt werden.
So sind die Praxisgemeinschaften (COmmunautés de Pratiques, COP) entstanden. Sie bringen Teilnehmer zu einem bestimmten Thema zusammen, um sich auszutauschen und weiterzuentwickeln.
Trotz ihrer Relevanz sind Praxisgemeinschaften nach wie vor schwer zu leiten. Große Unternehmen zeigen zwar Interesse daran, doch ihre Struktur ermöglicht es nicht immer, diese Gemeinschaften langfristig aufrechtzuerhalten. Diese Lücke wurde daher von Verbänden wie dem Project Management Institute oder der SMaP geschlossen, die ihren Mitgliedern einen Vergleich der Praktiken und Trends in der Branche anbieten.
Auch bei setec eocen haben wir das Bedürfnis verspürt, uns zusammenzufinden, um uns über Themen mit großem Potenzial für Fortschritt und Verbesserung auszutauschen. Dieser Artikel stützt sich auf die Aussagen und Erfahrungsberichte der eocen-COPs, um daraus Erkenntnisse abzuleiten, die in größerem Maßstab anwendbar sind. Wir werden daher die Stärken von Praxisgemeinschaften sowie die Merkmale untersuchen, die sie zu „guten COP“ machen, bevor wir uns mit den Schwierigkeiten und Fallstricken befassen, die sie in „schlechte COP“ verwandeln können. Schließlich werden wir sehen, dass die Rolle des Moderators von zentraler Bedeutung ist und dass er der wahre Held der COPs ist.
Good COP: Wenn das Bilden von Gemeinschaften Projekte verbessert
Beginnen wir mit den positiven Aspekten: Warum sind COP so wichtig? Was macht eine COP zu einer „Good COP“? Das vorrangige Ziel einer COP ist es, Fortschritte zu erzielen. Jeder Teilnehmer der COP kann Fragen mitbringen. Die Suche nach Lösungen erfolgt gemeinsam, und jeder leistet seinen Beitrag.
Beispielsweise hat eine auf das PRINCE2-Referenzmodell spezialisierte eocen-COP eine Matrix erstellt, mit der der Reifegrad der Rahmenbedingungen für die von eocen geleiteten Projekte gemessen wird. Jedes Projekt ist anders, und so konnte jeder Teilnehmer der COP leicht erkennen, wem und in welchem Bereich er seine eigenen Best Practices einbringen konnte. Teilnehmer „A“, der sich im Risikomanagement auskannte, aber an einem Projekt arbeitete, bei dem das Budgetmanagement nur eine untergeordnete Rolle spielte, konnte problemlos Unterstützung von Teilnehmer „B“ erhalten, um in diesem Bereich voranzukommen.
Die COP ist ein Ort des Austauschs unter Gleichgesinnten, an dem jeder das Recht hat, seine Sichtweise einzubringen. Es handelt sich nicht um eine einseitige Diskussion von oben nach unten, sondern um eine Gemeinschaft, in der die Teilnehmer zusammenarbeiten. Die COP bringt die Teilnehmer trotz geografischer Entfernung oder unterschiedlicher Aufgabenbereiche zusammen. Sie ist ein verbindender Raum, der durch das Zusammenbringen der Teilnehmer auch zu deren Wohlbefinden beiträgt. Dieses Zugehörigkeitsgefühl wird bei Präsenzveranstaltungen verstärkt, wenn echte gemeinsame Momente erlebt werden, beispielsweise bei einer zweistündigen Sitzung, auf die ein gemeinsames Mittagessen im Restaurant folgt. Um die COPs ernsthaft, aber dennoch locker zu gestalten, hat jeder Moderator sein eigenes Rezept … und eine unerschütterliche Konzentration. Mit der Zeit lernen sich die Teilnehmer kennen, und die COPs werden zu mit Spannung erwarteten Treffen, bei denen gute Laune herrscht.
Wie bereits erwähnt, ist es das Ziel der COP, die Teilnehmer weiterzubringen. Sie tauschen bewährte Praktiken aus: Werkzeuge, Methoden, Prozesse, Dokumentvorlagen usw. Ein Moderator betonte, dass die richtigen Werkzeuge meist bereits vorhanden sind, aber nicht bekannt sind. Die COP macht sie sichtbar und zugänglich. Ihre Nutzung verbreitet sich zunächst unter den COP-Teilnehmern und dann unter den anderen Projektbeteiligten. Die Harmonisierung setzt sich nach und nach in der Organisation durch.
Die COP bieten zudem die Gelegenheit, bei komplexen Themen Fortschritte zu erzielen. Durch den Erfahrungsaustausch finden die Teilnehmer konkrete Lösungen für ihre Probleme: zum Beispiel den Vergleich von Funktionen von PPM-Tools (Project Portfolio Management) oder Lösungen zur Zusammenfassung von Zeitplänen, das Finden von Möglichkeiten, die Moderation einer Retrospektive oder einer Sitzung zur Risikoidentifizierung abwechslungsreich zu gestalten, sowie viele weitere konkrete und spezifische Lösungen, die von den Teilnehmern sofort umgesetzt werden können.
Fachkompetenz entsteht auch dadurch, dass man trotz arbeitsreicher Wochen einen Schritt zurücktritt und das Ganze aus der Vogelperspektive betrachtet. Die COP bieten diese Momente der Reflexion und der intellektuellen Vertiefung: Von theoretischen Themen und deren praktischen Anwendungen über Methoden und Werkzeuge bis hin zu aktuellen Ereignissen – alles kommt zur Sprache.
Die durch die COPs erworbene Fachkompetenz ist ein Hebel für den Fortschritt. Die Teilnehmer sind leistungsfähiger, und ihre Fachkompetenz zeigt sich in den Projekten, an denen sie mitwirken. Die Teilnehmer sind Fachleute, die die Lösungen von heute und morgen beherrschen. Sie sind zuverlässig.
Und die COP kann ein idealer Rahmen sein, um dieses Fachwissen anzuerkennen. In diesem Sinne bringt eine der eocen-COPs die Programmleiter, unsere externen Kunden und die PMO-Programme zusammen und bietet die Gelegenheit, gemeinsam bestimmte Herausforderungen des Programmmanagements anzugehen: beispielsweise die Steuerung des Nutzens oder die Synchronisation zwischen Projekten. Die COP dient dem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung und der Kundenzufriedenheit und erfolgt in Partnerschaft zwischen den Kunden (unabhängig davon, ob sie intern bei eocen oder extern sind) und den Projektmanagern.
Somit hat die COP stets Auswirkungen auf die Kunden, unabhängig davon, ob sie anwesend sind oder nicht. Die Entscheidung, Kunden an der COP teilnehmen zu lassen, liegt beim Veranstalter, doch der Nutzen kommt allen zugute!
Zum Abschluss dieses ersten Teils wollen wir noch einmal die drei Säulen der COPs in Erinnerung rufen: Kompetenzentwicklung, Gemeinschaftsgeist und gegenseitige Unterstützung. Eine gute COP begnügt sich nicht damit, Menschen zusammenzubringen: Sie strukturiert und fördert das Fachwissen ihrer Mitglieder.
Allerdings sind COPs nicht so einfach zu gründen und noch weniger einfach aufrechtzuerhalten. Werfen wir einen Blick auf die schwierigen Aspekte, die sie zu „Bad COPs“ machen.
Im Umgang mit der „schlechten COP“: Überwindung von Erschöpfung und Zeitmangel, um sich neu zu erfinden
Wie bereits erwähnt, kommen die COPs zu den üblichen Aktivitäten hinzu, was unvermeidliche terminliche Einschränkungen mit sich bringt. Dies führt manchmal dazu, dass die Moderatoren die Häufigkeit der COPs reduzieren müssen.
Es ist wichtig, dass die COPs über ihre Erfolge und Vorteile berichten, dass sie gewissermaßen für sich werben. Die Agile-COP von eocen legt die Themen der kommenden Sitzungen im Voraus fest und kommuniziert sie, um bei allen die Lust zur Teilnahme zu wecken. Das Management kann die Moderatoren ebenfalls unterstützen und jeden dazu ermutigen, zumindest einmal an den COPs teilzunehmen, um sie auszuprobieren. Und falls nötig, hilft das Management dabei, die COP neu zu strukturieren. Ist diese Hürde erst einmal genommen, ergibt sich der Rest von selbst: Wenn die COP relevant und lebendig ist, kommt die Teilnahme ganz von selbst!
Nachdem eine COP ins Leben gerufen wurde, besteht die Herausforderung darin, sie langfristig aufrechtzuerhalten.
Im Laufe der Sitzungen wurden brennende Themen und Probleme behandelt. Die Teilnehmer haben ihre Kompetenzen ausgebaut, an Reife gewonnen und sind erfahrener geworden. Die Projekte, an denen sie mitwirken, sind besser definiert. Dies kann manchmal zu einer Diskrepanz mit dem Umfeld führen, in dem sich die Teilnehmer bewegen: Sie haben Fortschritte gemacht, aber die Personen, die sie begleiten, sind auf der Stelle getreten.
Einer der Moderatoren sprach über den Lebenszyklus der COP und wies darauf hin, dass „das Ziel, das die Gründung der COP gerechtfertigt hat, nicht mehr aktuell ist“. Die COP kann dann seltener stattfinden, eine Pause einlegen – kurz gesagt: Sie verliert an Schwung. Und, Spoiler-Alarm: Das ist ganz normal!
Aber die COP kann sich weiterentwickeln und andere Formen annehmen. Zunächst kann sie den Teilnehmerkreis erweitern und Personen einbeziehen, die noch nicht von dieser Kompetenzsteigerung profitiert haben. Zweitens variieren die Themen: Anstelle von Knackpunkten kann die COP über aktuelle Themen kommunizieren: vielversprechende Themen, neue Prozesse, die Verbesserung eines Tools, … Auch das Format kann sich weiterentwickeln: vom Live-Meeting hin zu anderen digitalen Medien (Dokumente in einer gemeinsamen Cloud, Quiz, Newsletter usw.). Die COP kann zudem allgemeinere Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen, wie beispielsweise die Erstellung von Schulungen, Coaching, Unterstützung bei der Beantwortung von Ausschreibungen oder die Hervorhebung des COP-Themas innerhalb des Unternehmens. Letztendlich gewinnt die COP eine umfassendere Bedeutung und ermöglicht es, das erworbene Fachwissen aufrechtzuerhalten, indem Themen behandelt werden, die wirklich einen Mehrwert schaffen.
Das Ende der COP stellt eine echte Herausforderung dar: Man muss sie zu neuen Formen weiterentwickeln und das Engagement aufrechterhalten, während man gleichzeitig die Bindung lockert.
Manchmal muss man einen Schritt weiter gehen und beschließen, die COP zu beenden. Und das ist kein Misserfolg. Im Gegenteil: Die Fragen, die ihre Gründung begründet hatten, sind gelöst, jeder hat Fortschritte gemacht, die Unterlagen bleiben zugänglich und das Wissen bleibt erhalten.
Der wahre Held: der Moderator und sein Team
Wir haben gesehen, dass die Moderation einer COP viel Arbeit erfordert. Der Moderator der COP ist der Superheld, dank dem die COP überhaupt existiert. Er ist ein überzeugter Experte, der unermüdlich daran arbeitet, sie am Leben zu erhalten. Die Rolle ist anspruchsvoll: Zwischen Recherche, Vorbereitung (ein bis drei Stunden pro Sitzung) und Moderation ist volles Engagement gefragt, oft zusätzlich zu den üblichen Aufgaben.
Ähnlich wie das PMO geht der Moderator methodisch vor. Ob er seine Themen im Voraus plant oder auf aktuelle Ereignisse eingeht – er variiert die Formate (Workshops, Brainstorming, Webinare), um das Interesse und die Geselligkeit aufrechtzuerhalten. Sein Ziel? Die COP zu einem mit Spannung erwarteten Ereignis zu machen.
Über das Fachwissen hinaus sind die Soft Skills der Motor des Moderators. Sein Einfühlungsvermögen und seine Fähigkeit, Verbindungen zu schaffen, sind der Schlüssel zu einer nachhaltigen Moderation. Um die Teilnehmer zum Reden zu bringen, nutzt er Interaktionstechniken wie „Icebreaker“ (z. B. „Der Gute, der Böse und der Schurke“, bei dem der Gute aufzeigt, was gut läuft, der Böse identifiziert, was schlecht läuft, und der Schurke hervorhebt, was zwar gut läuft, aber leicht verbessert werden könnte). Indem er jedes einzelne Mitglied einbezieht, verwandelt er eine einfache Sitzung in einen kollektiven Denkprozess, von dem alle profitieren.
Natürlich kann sich der Moderator Unterstützung holen und seine „Liga der Gerechten“ bilden, indem er andere Experten um sich versammelt, die ebenso überzeugt sind wie er. Auch sie setzen sich dafür ein, die COP lebendig und interessant zu gestalten.
Für die Teilnehmer ist es noch motivierender zu sehen, dass es bereits eine treibende Kraft zu diesem Thema gibt. Neben dem Interesse am Thema verstärkt der Gruppeneffekt den Wunsch, sich der COP anzuschließen.
Die Arbeit des Moderators endet nicht mit dem Ende der Sitzung. Er ist auch für die doppelte Kapitalisierung verantwortlich.
Zunächst verbreitet er die Inhalte der Sitzung über kollaborative Plattformen, damit die Arbeit der COP den Teilnehmern weiterhin zugänglich bleibt.
Zweitens wird die Verbreitung für eine breitere Öffentlichkeit über ein Wissensmanagement-Tool fortgesetzt. Bei eocen haben wir unser eigenes Tool entwickelt: Wik’eo. Alle Inhalte (COP-Unterlagen, Schulungen, Webinare, Tools und vieles mehr) sind dort verfügbar, zugänglich und leicht zu finden.
Fazit
Abschließend sei daran erinnert, dass die Moderation der COP das entscheidende Element ist. Die Vorteile der COP bekannt zu machen, ermöglicht es, sie ins Leben zu rufen und Teilnehmer zu gewinnen. Zu wissen, wie man sie im Laufe der Zeit und in ihrer Form weiterentwickelt, sorgt dafür, dass sie Bestand hat.
Beständige COPs sind eine Konzentration menschlicher Abenteuer mit Begegnungen, gegenseitiger Unterstützung, öffentlichen Beiträgen, wechselnden Rhythmen, Zweifeln und Erfolgen, die es jedem – Teilnehmern und Moderatoren – ermöglichen, sich in Bewegung zu setzen und gemeinsam zu wachsen.
Der Moderator ist weder ein „Good COP“ noch ein „Bad COP“. Er jongliert mit verschiedenen Einschränkungen. Seine Methode, seine Motivation und sein Engagement sind die Säulen seiner Arbeit. Er ist der wahre Superheld der COP.
Vielen Dank also an all unsere Superhelden, deren Beiträge diesen Artikel zum Leben erweckt haben und die unsere COPs unermüdlich gestalten!