Le besoin de se réunir entre pairs pour échanger a toujours existé : des agoras de la Grèce antique aux salons littéraires du Siècle des Lumières en passant par les premières académies scientifiques, les exemples ne manquent pas. Aujourd’hui, échanger sur son métier est un levier de progression personnel et collectif. Cela est particulièrement vrai en gestion de projet : c’est une discipline vaste et mouvante, avec des progrès notables d’année en année au sein d’environnements variés.
C’est ainsi que les COmmunautés de Pratiques (COP) ont vu le jour. Elles réunissent des participants autour d’une thématique spécifique pour échanger et progresser.
Malgré leur pertinence, les communautés de pratiques restent difficiles à animer. Les grandes entreprises s’y intéressent mais leur structuration ne permet pas toujours de les faire durer dans le temps. Ce créneau a donc été repris par les associations comme le Project Management Institute ou la SMaP qui proposent à leurs adhérents un benchmark des pratiques et tendances du métier.
Chez setec eocen, nous avons aussi ressenti ce besoin de nous réunir pour échanger sur des sujets au fort potentiel de progrès et d’amélioration. Cet article s’appuie sur les paroles et les REX des COP eocen pour en tirer des enseignements applicables à plus large échelle. Nous y étudierons ainsi les points forts des communautés de pratiques et les caractéristiques qui en font des « good COP » avant de nous pencher sur les difficultés et les écueils qui peuvent les transformer en « bad COP ». Enfin, nous verrons que le rôle de l’animateur est central et que c’est lui le véritable héros des COP.
Good COP : quand faire communauté améliore les projets
Commençons par les points positifs : pourquoi les COP sont-elles si importantes ? Qu’est-ce qui fait qu’une COP devient une « good COP » ? L’objectif premier d’une COP est de progresser. Chaque personne qui assiste à la COP peut venir avec des questions. La recherche de solutions est collective et chacun apporte sa pierre à l’édifice.
Par exemple, une COP eocen spécialisée dans le référentiel PRINCE2 a créé une matrice mesurant la maturité des documents de cadrage des projets pilotés par eocen. Chaque projet est différent et de fait, chaque participant de la COP pouvait facilement identifier à qui et où apporter ses propres bonnes pratiques. Le participant “A”, à l’aise en gestion des risques mais supportant un projet ne traitant que peu la gestion budgétaire, a facilement pu recevoir l’aide du participant “B” pour progresser sur ce dernier sujet.
La COP est un lieu d’échanges entre pairs où chacun est légitime pour apporter son point de vue. Plus qu’une discussion descendante, c’est une communauté où les participants collaborent. La COP rassemble, malgré l’éloignement géographique ou la différence entre les missions. C’est un espace fédérateur qui participe aussi au bien-être des participants en les regroupant. Ce sentiment d’appartenance est renforcé lors des sessions en présentiel lorsque de vrais moments sont partagés, par exemple lors d’une session de deux heures suivies d’un déjeuner au restaurant. Pour traiter les COP avec sérieux mais légèreté, chaque animateur a sa recette… et une concentration sans faille. Au fil du temps, les participants apprennent à se connaître et les COP deviennent des rendez-vous attendus où la bonne humeur règne.
Nous l’avons dit, l’objectif des COP est de faire progresser les participants. Ils partagent les bonnes pratiques : outils, méthodes, processus, modèles de documents, etc. Un animateur soulignait que la plupart du temps les bons outils existent mais qu’ils sont méconnus. La COP les rend visibles et accessibles. Leur utilisation se généralise d’abord auprès des participants des COP puis des autres parties prenantes des projets. L’harmonisation infuse petit à petit dans l’organisation.
Les COP sont aussi l’occasion de progresser sur les sujets complexes. À travers le partage d’expérience, les participants trouvent des solutions concrètes à leurs problématiques : par exemple comparer des fonctionnalités d’outils PPM (Project Portfolio Management) ou des solutions de synthèse de plannings, trouver des façons de varier l’animation d’une rétrospective ou d’une session d’identification de risques, et bien d’autres solutions concrètes et spécifiques immédiatement applicables par les participants.
L’expertise passe aussi par la prise de hauteur malgré les semaines chargées. Les COP proposent ces temps de réflexion et d’élévation intellectuelle : de sujets théoriques et leurs applications pratiques à l’actualité, en passant par les méthodes et outils, tout y passe.
L’expertise acquise par le biais des COP est un levier de progression. Les participants sont plus performants et leur expertise est visible dans les projets sur lesquels ils interviennent. Les participants sont des professionnels qui maîtrisent les solutions d’aujourd’hui et de demain. Ils sont fiables.
Et la COP peut être un espace de choix pour faire reconnaître cette expertise. Dans ce sens, une des COP eocen réunit les Directeurs de Programme, nos clients externes, et les PMO Programme et donne l’occasion d’appréhender ensemble certaines difficultés de la gestion de programme : pilotage des bénéfices ou synchronisation entre projets. La COP répond à un objectif d’amélioration continue et de satisfaction client, en partenariat entre les clients (qu’ils soient internes à eocen ou externes) et les gestionnaires de projet.
Ainsi, la COP a toujours un impact sur les clients, qu’ils y soient présents ou non. La décision de faire participer les clients à la COP revient à l’organisateur mais les bénéfices sont pour tous !
En conclusion de cette première partie, rappelons les trois piliers des COP : le développement des compétences, l’esprit communautaire et l’entraide. Une good COP ne se contente pas de rassembler : elle structure et cultive l’expertise de ses membres.
Cependant, les COP ne sont pas si faciles à créer, et encore moins faciles à maintenir. Penchons-nous sur les leurs aspects difficiles et qui font d’elles des bad COP.
Face au « Bad COP » : surmonter l’essoufflement et le manque de temps pour se réinventer
Comme mentionné précédemment, les COP s’ajoutent aux activités habituelles, ce qui crée d’inévitables contraintes de calendrier. Cela conduit parfois les animateurs à devoir réduire la fréquence des COP.
Il est important que les COP communiquent sur leurs succès et bénéfices, qu’elles fassent leur publicité en quelque sorte. La COP Agile d’eocen définit et communique en avance les sujets des prochaines sessions pour donner envie à chacun de participer. Le management peut également soutenir les animateurs et encourager chacun à participer aux COP, au moins une fois pour essayer. Et si besoin, le management accompagne pour restructurer la COP. Une fois ce défi passé, la suite se fait naturellement : si la COP est pertinente et vivante, la participation est naturelle !
Après avoir démarré une COP, le défi est de la faire durer dans le temps.
Au fil des sessions, les sujets brûlants et problèmes ont été traités. Les participants sont montés en compétence, ils ont gagné en maturité et ils sont plus expérimentés. Les projets sur lesquels ils interviennent sont mieux définis. Cela peut parfois créer un décalage avec l’environnement dans lequel évoluent les participants : eux ont progressé mais les personnes qu’ils accompagnent ont stagné.
Un des animateurs parlait du cycle de vie de la COP et indiquait que « Le but qui a justifié l’ouverture de la COP n’est plus d’actualité ». La COP peut alors devenir moins fréquente, faire une pause, bref, elle s’essouffle. Et, spoiler alert,c’est normal !
Mais la COP peut évoluer pour prendre d’autres formes. D’abord elle peut élargir la liste des participants et accueillir des personnes qui n’ont pas encore bénéficié de cette montée en compétence. Ensuite, les sujets varient : plutôt que les points bloquants, la COP peut communiquer autour de l’actualité : sujets porteurs, nouveau processus, amélioration d’un outil, … Le format peut également évoluer : passer de la session live à d’autres supports digitaux (documents dans un cloud partagé, quiz, newsletter, …). La COP peut aussi répondre à des besoins plus généraux de l’entreprise tels que la création de formations, le coaching, l’aide à la réponse aux appels d’offre, ou la mise en valeur du sujet de la COP au sein de l’entreprise. Finalement, la COP prend un sens plus large et permet de maintenir le niveau d’expertise acquis en traitant les sujets qui produisent vraiment de la valeur.
La fin de la COP est un vrai défi : il faut la faire évoluer vers de nouvelles formes et maintenir l’engagement tout en distendant le lien.
Parfois il faut aller plus loin et décider d’arrêter la COP. Et ce n’est pas un échec. Au contraire, les questions qui avaient justifié son ouverture sont résolues, chacun a progressé, les supports restent accessibles et le savoir perdure.
Le vrai héros : l’animateur et son équipe
Nous avons vu qu’animer une COP demande beaucoup de travail. L’animateur de la COP est le super héros grâce à qui la COP existe. C’est un expert convaincu qui travaille d’arrache-pied pour la faire exister. Le rôle est exigeant : entre la veille, la préparation (une à trois heures par session) et l’animation, l’engagement est total, souvent en plus des missions habituelles.
À l’image du PMO, l’animateur fait preuve de méthode. Qu’il planifie ses sujets à l’avance ou rebondisse sur l’actualité, il varie les formats (workshops, brainstorming, webinaires) pour maintenir l’intérêt et la convivialité. Son objectif ? Faire de la COP un rendez-vous attendu.
Au-delà de l’expertise, les soft skills sont le moteur de l’animateur. Son empathie et sa capacité à créer du lien sont les clés d’une animation durable. Pour libérer la parole, il utilise des techniques d’interaction comme les ice breakers(ex : « Le Bon, la Brute et le Truand » où le Bon montre ce qui se passe bien, la Brute identifie ce qui se passe mal et le Truand met en lumière ce qui se passe bien mais qui peut facilement être amélioré). En impliquant chaque membre, il transforme une simple réunion en une réflexion collective profitable à tous.
Bien sûr l’animateur peut se faire aider et créer sa ligue de justiciers en réunissant autour de lui d’autres experts tout aussi convaincus que lui. Eux aussi s’engagent pour rendre la COP vivante et intéressante.
Du côté des participants, constater qu’il y a déjà un groupe moteur sur le sujet est encore plus motivant. En plus de l’intérêt pour la thématique, l’effet de groupe renforce l’envie d’adhérer à la COP.
Le travail de l’animateur ne s’arrête pas à la fin de la session. Il est également responsable de la double capitalisation.
D’abord, il diffuse le contenu de la session via des plateformes collaboratives afin que le travail de la COP reste accessible aux participants.
Ensuite, pour une diffusion plus large au sein de la société, la diffusion se poursuit via un outil de gestion des connaissances. Chez eocen, nous avons développé notre propre outil : Wik’eo. Tous les contenus (supports des COP, formations, webinars, outils et bien d’autres) y sont disponibles, accessibles et faciles à retrouver.
Conclusion
Pour conclure, rappelons que l’animation des COP est l’élément décisif. Faire connaître les bénéfices de la COP permet de la faire démarrer et d’attirer les participants. Puis savoir la faire évoluer dans le temps et dans la forme permet de la faire perdurer.
Les COP qui perdurent sont des condensés d’aventures humaines avec des rencontres, de l’entraide, des prises de paroles en public, des variations de rythmes, des doutes et des victoires qui permettent à chacun, participants et animateurs, de se mettre en mouvement et de grandir ensemble.
L’animateur n’est ni un good COP, ni un bad COP. Il jongle avec diverses contraintes. Sa méthode, sa motivation et son engagement sont les piliers de son travail. C’est lui le vrai super héros de la COP.
Alors merci à tous nos super héros dont les contributions ont permis de donner vie à cet article et d’animer sans relâche nos COP !